فرآیند گردش کار در مدیریت پروژه

فرآیند گردش کار در مدیریت پروژه

گردش کار فرآیندی مداوم، تکراری و عملکردی در داخل یک سازمان یا یک پروژه است.


در چارچوب برنامه مدیریت پروژه، گردش کار مجموعه مراحلی است که باید برای تکمیل وظایف طی شود و همچنین به شروط و نحوه حرکت شما در بین آنها اشاره دارد.

یک پروژه بطور کلی ، یکبار مصرف و محدود به زمان است که هدف مشخصی را دنبال میکند و نتیجه کاملاً خاصی را در پی دارد.

اما گردش کار بخشی از فعالیت های روزمره است . مانند کسب اطلاعات و سفارش به تامین کننده و یا وظایف تکرار پذیر پروژه ها  که سازمان ها در فرآیند  گردش کار دارند.

اتمام موفقیت آمیز وظایف، مستلزم گذراندن پروژه ها از یک سری مراحل است . صرف نظر از اندازه و پیچیدگی ، همه پروژه ها الگوهای گردش کار خود را دارند.

سیستم های موثر گردش کار در مدیریت پروژه ، باید به شما کمک کند تا مراحل گردش کار را سازماندهی و ثبت کنید. مجموعه ای از مراحل را ایجاد کنید و تیم خود را به سمت هدف سوق دهید.

مزایای گردش کار در مدیریت پروژه

بهبود کارایی کل سیستم  –  سیستم گردش کار همه اطلاعات ملزوم را در یک مکان متمرکز کرده و به راحتی در دسترس پرسنل خواهد بود.

افزایش همکاری درون سازمان  -  بهترین سیستم گردش کار در مدیریت پروژه ، شامل ابزار تعامل سازمانی میشود تا گفتگو ها و ارتباط بین پرسنل آسان تر و منسجم تر صورت پزیرد.

سهولت در گزارش گیری  -  گزارشات فرآیند گردش کار ، در واقع فعالیت های روزانه مرتبط با پروژه است و برای سنجش درصد پیشرفت پروژه باید هر چه ساده تر و دقیق تر بتوان آنها را ساخت.

دسترسی آسان و بدون محدودیت  -  هنگامیکه سیستم گردش کار و مدیریت پروژه با موبایل سازگار باشد ، تیم های پیمانکاری ، مدیران پروژه ، تحصیلدار و تمامی پرسنلی که بین چندین پروژه در حرکت هستند و یا دور کاری میکنند، می توانند به راحتی وضعیت پروژه را بررسی کرده و بروز رسانی کنند.

 

شباهت ها و تفاوت های بین گردش کار و مدیریت پروژه

گردش کار ذاتاً به مدیریت پروژه مرتبط است، اما هنوز تفاوت های مهمی بین آنها وجود دارد.

از نظر مفهومی، گردش کار را می توان یک فرآیند سیال از وظایف و حرکت به مراحل بعدی در محدوده عملیاتی بزرگتر دانست.
گردش کار فرآیندی مداوم، تکراری و عملکردی در داخل یک سازمان یا یک پروژه است.

گردش کار در تمام جنبه های کسب و کار اتفاق می افتد و می تواند از پروژه ها و تمام واحد ها فراتر برود. همچنین می تواند یک کار مستقل و ساده مانند تعیین وقت جلسه باشد.

جالب اینجاست که مدیریت پروژه و فرآیند گردش کار در مسیر یک هدف قرار دارند. زیرا پروژه ها برای اینکه روان کار کنند،  به روند پیشبرد امور و روال گردش کار بستگی دارند.

بدون گردش کار مناسب، وظایف نمی توانند بین اعضای تیم منتقل شوند یا بطور موثر از مرحله ای به مرحله دیگر حرکت کنند.

بطور خلاصه، جایی که مدیریت پروژه با برنامه ریزی، نظارت و هدایت وظایف سروکار دارد ، گردش کار به پیوند و اتصال آن کارها می پردازد. و جایی که مدیریت پروژه با چشم انداز کلی و از بالا نگاه می کند، گردش کار تضمین می کند که این منظره حرکتی روان از مرحله ای به مرحله دیگر دارد.

 

گردش کار در مدیریت پروژه چابک

در هسته روش کار Agile ارزش ها و رفتارهای اصلی عبارتند از :  همکاری ، خود سازماندهی ، عملکرد متقابل و سازگاری . چابک  یک رویکرد مدیریت پروژه است که طی دهه های 70 و 80 در شرکتهای نوآور ژاپنی مانند تویوتا، فوجی و هوندا بوجود آمده است.

اگر پروژه شما به انطباق پذیری بالایی نیاز دارد . چابک انتخاب خوبی است . این روش برای عکس العمل سریع در تغییر شرایط و پروژه هایی که نیاز به بازخورد منظم دارد، مناسب است.

 

نرم افزار سایان برای توسعه ابزار مدیریت پروژه چابک ؛
در کنار طراحی سیستم  مدیریت  گردش کار ، از  پلتفرم تعامل سازمانی  نیز بهره می برد.

بطوری که سازماندهی افراد ، ثبت اسناد و کنترل فعالیت ها در بستر فرآیند ، نقشه راه سازمان باشد. مراحل گردش کار ایجاد کنید و تیم خود را به سمت هدف سوق دهید.

همچنین پلتفرم تعامل سازمانی، محیطی برای هماهنگی ، گفتگو و مذاکره بر سر نحوه انجام وظایف، همکاری و بهبود عملکرد تیم  است.

 

گردش کار در مدیریت پروژه آبشار

Waterfall همان روش سنتی و از بالا به پایین در گردش کار و مدیریت پروژه است. روش آبشار مراحل مختلف گردش کار را بصورت متوالی کنترل میکند. از مرحله مفهوم و برنامه ریزی اولیه تا توسعه و تضمین کیفیت و درنهایت تکمیل و نگهداری پروژه .

الزامات پروژه در ابتدا تعیین می شود و بدون تغییر در ساختار شکست کار WBS  مرتب می شود.

 

 

گردش کار در مدیریت پروژه ناب

در تلاش برای بهبود روش های مدیریت پروژه دریافتیم ؛ افزایش کارایی و انطباق پذیری تیم در عین حفظ زیرساخت های موجود ، تنها به روش pure  امکان پذیر است :

  • ساختار شکست کار WBS و الزامات پروژه از ابتدا تعریف می شود
  • هر بخشی از پروژه که در دست اقدام است ، فعال میگردد
  • یک  برنامه عملیات سریع ، مانند sprint هفتگی ایجاد کنید
  • اعضای تیم به راحتی وظایف خود را درک می کنند
  • بازخورد منظم در گزارش پیشرفت کار ارائه می شود
  • مراحل فرآیند ثبت و کنترل می شود

همچنین پلتفرم تعامل سازمانی، محیطی برای هماهنگی ، گفتگو و مذاکره بر سر نحوه انجام وظایف، همکاری و بهبود عملکرد تیم  است.

 

با انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه سایان، اطمینان حاصل کنید که مناسب ترین ابزارها را برای کنترل و مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه ، در دست دارید. یک پلتفرم تعاملی و کاربر پسند برای راهکار های پیچیده سازمانی .


نظرات
ارسال نظر