برآورد اهداف و سیستم روشمند

برآورد اهداف  و  سیستم روشمند

فرآیندها ، ابزارها ، اعضای تیم و مهارت های تخصصی تا بتوان با هم افزایی این عوامل ارزش افزوده بیشتری کسب نمود. رمز موفقیت در پروژه ها، مدیریت عملی و موثر پروژه است. یک دسته طولانی از دومینو ها .


مدیریت پروژه چیست ؟

مدیریت پروژه عبارت است از ؛ هماهنگی  فرآیندها ، ابزارها ، اعضای تیم و مهارت های تخصصی  تا  بتوان  با هم افزایی این عوامل ارزش افزوده بیشتری کسب نمود.

رمز موفقیت در پروژه ها، مدیریت عملی و موثر پروژه است. یک دسته طولانی از دومینو ها ، که باید در جای خود قرار بگیرند . حتی اگر یک قطعه از جای خود خارج شود ، از هدف باز میمانیم.

اگر بپرسید چطور ، مدیریت پروژه میزان موفقیت شما را افزایش می دهد ؟  باید برخی مزایای آنرا نام ببریم ؛

  • توزیع متناسب وظایف و فعالیت ها
  • جمع آوری اطلاعات تغییرات پروژه
  • یکپارچگی اسناد ، مدارک و مستندات پروژه
  • ساده سازی تعاملات و مذاکرات بین اعضای تیم

بدیهی ست که ، برآورد درست اهداف یک پروژه ، منجر به موفقیت در مدیریت نیازها و منابع می شود . این چنین است که ، مدیریت پروژه برای عملکرد تجاری سازمان ها بسیار مهم است.

بدون داشتن اطلاعات صحیح و شفاف ، مجبور به بازبینی مجدد وظایف و یا انجام دوباره فعالیت ها می شویم. تعجبی ندارد که ، طبق مطالعات موسسات بین المللی 70 درصد از پروژه ها با افزایش هزینه یا تاخیر مواجه اند.

مدیریت پروژه به شما کمک می کند تیمتان را ، با اهداف کاملاً مشخص و سیستم روشمند ، تجهیز کنید. این باعث انسجام و همکاری بین آنها می شود . ابتدا فرآیند مدیریت پروژه را آغاز کنید و برنامه ریزی بودجه و جدول زمان بندی را به نحوی ترسیم کنید که ریشه در واقعیت داشته باشد.

مشخص کردن اهداف، جدول زمانی و نقش ها  ، امر پاسخگویی را افزایش میدهد . البته بصورتی که  فضای نوآوری را از دست ندهیم ، همچنین روند مدیریت پروژه دارای چندین مرحله است. به تیم خود یادآوری کنید که اگر چه، مدیریت پروژه از قبل به کارهای بیشتری نیاز دارد ، اما در طولانی مدت باعث صرفه جویی در وقت و کاهش مشکلات می شود.

 

مراحل مدیریت پروژه

تصمیم گیری برای شروع یک پروژه ، مرحله نخست آن است . اما قبل از آنکه استراتژی پروژه خود را ترسیم کنید ، باید آنرا در سطح گسترده تری درک کنید . بررسی های مقدماتی بیشتری انجام دهید تا مطمئن شوید که  این پروژه  ارزش  سرمایه گذاری دارد.

برنامه ریزی :  باید به این سوالات پاسخ دهید تا یک برنامه و طرح پروژه ارائه شود و کل تیم از آن پیروی کند.

  • هدف از اجرای این پروژه چیست؟
  • شاخص های اصلی عملکرد (KPI) کدامند؟
  • بودجه چقدر است؟
  • خطرات و ریسک ها کدامند؟
  • چه اشخاص و تیم هایی درگیر می شوند؟

در این مرحله اطمینان حاصل کنید ، شما و تیمتان انتظارات مشترکی از شروع کار دارید . اگر به نظر می رسد ، بیش از حد گرفتار این جزئیات شده اید. باور کنید کنکاش و کنجکاوی در پروژه ارزش زیادی دارد ، زیرا تراز تیم شما را بهبود می بخشد.

اجرا :  قسمت اعظم کار در این مرحله اتفاق می افتد ، با راهنمایی برنامه تنظیم شده ، برای جمع شدن پروژه تلاش می کنید. خواهید دید که همه آن برنامه ریزی ها ارزشش را داشت.

نظارت :  فقط به این دلیل که شما یک نقشه راه و برنامه پروژه دارید ، به این معنی نیست که کارها به خودی خود روان پیش می روند. اطمینان حاصل کنید که همه چیز در مسیر صحیح قرار دارد و پیشرفت پروژه را کنترل کنید. شما باید پروژه خود را در مقابل KPIهایی که در مرحله برنامه ریزی ایجاد کرده اید ، ارزیابی کنید.

با این حال اگر متوجه شدید که پروژه از مسیرش دور شده یا ناگزیر طعمه شرایط قرار گرفته. چه کاری باید انجام داد ؟

لحظه ای درنگ کنید ، مجدد ارزیابی کنید. تصمیم بگیرید که آیا با تنظیمات دوباره، برنامه مرتب می شود یا اینکه برنامه اصلی باید تغییر کند. این نکته در مورد نظارت اهمیت دارد که شما برای تصحیح برنامه ها ، دوره بازرسی منظم داشته باشید.

تهیه گزارش نهایی :  جمع آوری داده ها ونتایج کلیدی پروژه  و مقایسه با  برآورد اولیه اهداف ، نه تنها این فرصت را میدهد تا رسماً دست از پروژه بشویید ، بلکه مراجعه به اطلاعات را در صورت لزوم آسانتر می کند.

 

روش های متعدد مدیریت پروژه

به واسطه آن ملزم به رعایت مجموعه ای از قوانین ، اصول  و فرآیندها  می شویم.

مدیریت پروژه آبشاری

اولین تصویری که از مدیریت پروژه در ذهن ما شکل میگیرد ، پروژه طولانی است که یک جدول زمانی واحد دارد و مراحل آن به ترتیب و پی در پی انجام می شوند ، وقتی یک مرحله اتمام یافت – مراحل بعدی شروع می شود.

این شکل سنتی مدیریت پروژه معمولا در ساخت و ساز مورد استفاده قرار میگیرد ، ساخت بنا و سازه  به نظمی پی در پی نیاز دارد. مثلاً نمی توانید قبل از ریختن پایه، روی سقف کار کنید.  

مدیریت پروژه چابک

یک رویکرد تکراری ، توسعه و بازبینی مجدد است که بسیار انعطاف پذیر تر از روش آبشاری عمل می کند. با استفاده از این روش، پروژه به قطعات کوچکی تقسیم می شود که بصورت فشره و انفجاری تمام توان تیم برای انجام آن ، بکار برده می شود. ( این قطعات پروژه ؛ دو سرعت یا Sprint  نام دارد ).  پس از هر sprint ، تیم شما برای اطمینان از حرکت صحیح در مسیر هدف ، پروژه را دوباره  ارزیابی می کند.

این رویکرد به تیم های توسعه نرم افزار اجازه میدهد تا نرم افزارهایی با کیفیت بالاتر بسازند ، زیرا آنها قادر به آزمایش و بازبینی در فواصل منظم هستند.

مدیریت پروژه ناب

برای استفاده از این روش ، باید  فرآیند های در جریانی  ایجاد کنید که  بیانگر مقدار معینی از فعالیت های کلی پروژه باشد . سپس یک ذره بین بر روی آن جریان ببرید  تا کارهایی که  ارزش افزوده ای  متفاوت  با استراتژی بروز شده  شما دارند را  شناسایی و مجدد الویت بندی کنید . این بدان معناست که روند پروژه شما تا حد ممکن ساده، بهینه و کارآمد خواهد بود.

معمولاً در مدل کسب و کاری که  مدیر پروژه  کنترل  کاملی  بر پروژه تحت نظارت خود دارد بکار میرود . کاهش کنترل متمرکز  توسط مدیران ارشد ، باعث این اتفاق می شود  تا برای  حل یک مشکل خاص  در مدت زمان محدودی  به مدیر پروژه اختیار ویژه داده شود.


نظرات
ارسال نظر